DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA VS DOCUMENTACIÓN EN PAPEL: ÁNGULO LEGAL.



El comercio global implica varios procesos con hasta 20+ documentos que se intercambian para un solo envío entre varias partes interesadas en la cadena.

Durante años, la documentación de comercio mundial se ha caracterizado por documentos físicos que se emitieron, publicaron, entregaron e intercambiaron personalmente o utilizando servicios postales y de mensajería, que evolucionaron a ciertos documentos que se transmitieron y aceptaron por fax o correo electrónico.


Sin embargo, ciertos documentos, como el conocimiento de embarque, todavía se requieren en forma impresa física en hasta el 40% de todas las transacciones comerciales en el envío.


Recordando que el conocimiento de embarque es uno de los documentos comerciales más importantes en la cadena de suministro que cumple 3 funciones, es decir, es un documento de título, proporciona evidencia del contrato de transporte y actúa como recibo de mercancías, muchas veces se emite también como un documento negociable, es una tarea bastante ardua de emitir, liberar, endosar y transferir en formato papel.


Según el análisis y la investigación de McKinsey, los costos físicos del conocimiento de embarque representan entre el 10 y el 30% de los costos totales de documentación comercial.


La digitalización de la documentación comercial se ha convertido en un paso importante para reducir costos, ahorrar tiempo y mejorar las transacciones comerciales, al tiempo que mejora la resiliencia de la cadena de suministro y ayuda a mitigar futuras interrupciones.


Si bien actualmente hay varios programas informáticos y tecnología disponibles para la digitalización de la documentación comercial, debe darse la debida importancia al ángulo jurídico en la aplicación y el uso de la documentación comercial electrónica sobre la documentación física en papel.


“Si tomamos el conocimiento de embarque, como ejemplo, en el mundo electrónico, tenemos al menos dos problemas desde el punto de vista legal. Uno es la originalidad y el segundo es la singularidad del documento. “


Desde una perspectiva legal con un documento en papel, no es realmente difícil establecer si es original o no (se firmará y endosará en original) y si es el único.


Con un documento electrónico se puede tener todo tipo de documento en diferentes medios, ordenadores, discos de almacenamiento, etc., por lo que desde una perspectiva legal, es necesario que exista un mecanismo para demostrar que este es el único documento en circulación y que no se ha cambiado desde que se emitió.


Aunque el trabajo sobre conocimientos de embarque electrónicos comenzó con Bolero a finales de los años 90, con muchas empresas que trabajan con diferentes sistemas para garantizar la originalidad y singularidad del documento, a partir de 2021, a partir de hoy, menos del 2% de todos los conocimientos de embarque emitidos eran electrónicos.


Desde una perspectiva tecnológica, hasta hace unos años, las empresas no eran capaces de ofrecer a los usuarios algo acogedor y simplificado, ya que el flujo de trabajo era bastante complicado. Además de simplificar el proceso para los usuarios, el otro gran desafío legal al que se enfrentan los documentos electrónicos es la “validez del documento electrónico”.


Aparte de esto, un conocimiento de embarque electrónico también debe garantizar que se cumplan todas las funcionalidades del conocimiento de embarque en papel probado y comprobado.


La interoperabilidad se identificó como un problema en la adopción generalizada de documentos comerciales electrónicos porque durante años, el papel fue el medio más interoperable, ya que solo dependía del idioma (comúnmente inglés) y de cómo se redactaban los documentos.


Los términos y condiciones de los porteadores estaban regulados por diferentes regímenes, reglas y normas internacionales de porteador que abarcaban las definiciones de cargador, consignatario, detalles de notificación, puerto de entrega, pago, descripción de la carga, peso y detalles de medición.


Los documentos comerciales electrónicos, por otro lado, son mucho más versátiles y diversos, pero complejos en su estructura.


Y con razón, ya que proporcionan una velocidad mucho mejor, muchas más opciones de procesamiento, así como numerosos beneficios adicionales para todas las partes involucradas.


Interoperabilidad entre proveedores de servicios

Con los documentos comerciales electrónicos, la interoperabilidad entre los proveedores de servicios de conocimientos de embarque electrónicos y sus sistemas era un problema.


Un “proveedor de servicios de conocimiento de embarque electrónico” es una empresa que mantiene el sistema con un libro mayor de eventos de creación y transferencia de documentos de titularidad entre usuarios registrados utilizando una plataforma tecnológica o un portal.


Una transferencia legal del documento de una entidad a otra ocurre cuando el documento se transfiere electrónicamente y se registra mediante el uso de un libro mayor electrónico que podría ser una base de datos informática o una cadena de bloques.


Un conocimiento de embarque, ya sea en papel o electrónico, es un documento de título (dependiendo de cómo se emita) y, por lo tanto, está relacionado con la posesión del título.


Los términos posesión y título son ligeramente diferentes en el mundo de los documentos digitales, porque aquí el término control exclusivo es cada vez más relevante, y realiza algunas de las funciones que son similares a la posesión; sin embargo, no todos.


“Es importante entender que el reconocimiento de la validez legal se puede definir en diferentes niveles. Puede ser aceptado como una solución contractual entre usuarios de la misma plataforma digital, como ley obligatoria a través de un tratado internacional que resuelve cuestiones jurídicas abiertas, como un instrumento internacional ampliamente reconocido, o simplemente como una ley nacional basada en MLETR“.


Avances de la documentación comercial electrónica en 2022

Avanzando rápidamente hasta 2022, muchas de las dudas y preocupaciones relacionadas con la emisión, liberación y transmisión de conocimientos de embarque electrónicos se han disipado gracias a las mejoras en la tecnología y las pruebas de interoperabilidad entre proveedores de servicios.


Hay una mayor actividad de organizaciones como la Cámara de Comercio Internacional, la Organización Mundial del Comercio, la Asociación Digital de Transporte de Contenedores (DCSA), la CNUDMI y otras para impulsar el establecimiento de marcos jurídicos fundamentales para la adopción de documentos comerciales electrónicos y normas para las transferencias electrónicas de documentos comerciales.


Algunos países ya han implementado sus propias soluciones y legislado documentos comerciales electrónicos que lo hacen equivalente a los documentos comerciales en papel, mientras que muchos están haciendo un esfuerzo concertado para un avance en la digitalización global.


Los organismos de envío y logística como la Federación Internacional de Asociaciones de Transitarios (FIATA), también conocida como “la voz global de la logística de carga”, ya están realizando pruebas en vivo de la interoperabilidad de la plataforma eBL con los principales bancos, y CargoX es uno de los principales proveedores de facturas electrónicas. de los proveedores de servicios de embarque que colaboran con estos organismos.


Aparte de esto, alianzas como Future International Trade Alliance (FIT Alliance), que es una colaboración entre DCSA, BIMCO, ICC y SWIFT, han firmado memorandos de entendimiento para estandarizar la digitalización del comercio internacional.


La Comisión Bancaria de la ICC publicó recientemente sus Reglas Uniformes para Transacciones Comerciales Digitales (URDTT) Versión 1.0, una comprensión colectiva de términos y definiciones para hacer posible que las transacciones comerciales se realicen completamente digitalmente.


En la actualidad, el uso de documentos comerciales electrónicos, como los conocimientos de embarque electrónicos, ya es seguro y, ante todo, legal, y países como Singapuremiten con éxito conocimientos de embarque electrónicos como parte de su adopción de la Ley Modelo sobre Documentos Electrónicos Transferibles (MLETR) por la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI).


El concepto puede utilizarse legalmente para otros documentos comerciales si todas las partes acuerdan dicho intercambio de documentos electrónicamente.


Lex Maris News

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